派遣管理とは？派遣先・派遣元の役割と管理システム導入6つのポイントを解説｜スタッフナビゲーター

派遣管理とは？業務内容と重要性をわかりやすく解説

派遣管理とは、派遣法に基づき、派遣スタッフが円滑かつ適切に業務を遂行できるよう、契約・勤怠・安全衛生などを統合的に管理することを指します。

具体的には、労働条件通知書の作成や派遣先管理台帳の整理などがあります。そのほか、派遣スタッフのメンタルケアやスキルアップ支援まで多岐にわたります。

直接雇用とは異なり、派遣スタッフは派遣会社と雇用関係があるため、誰がどのような責任をもつのかを明確にする必要があります。

単なる事務仕事ではなく、派遣先・派遣元・派遣スタッフの信頼関係を構築するために重要です。

派遣管理の概要

派遣管理の具体的な中身は、大きく分けてふたつあります。

• 事務的な手続き
• 現場での運用管理

事務的な面では、法律で義務付けられている派遣先管理台帳という書類を作成し、誰がいつどこで働いたかを正確に記録しなければなりません。

現場の運用では、あらかじめ契約で決まった範囲外の仕事をさせていないかを確認したり、残業時間が派遣元の会社と結んだ約束の範囲内かをチェックしたりします。

これらを正確に行うことで、現場の混乱を防ぎ、派遣元・派遣先・派遣スタッフが安心して働けるでしょう。

派遣管理が重要とされる理由

派遣管理が重要視される理由は、「労働者派遣法」という厳格な法律への準拠が求められるからです。

とくに注意が必要なのは、事業所単位や個人単位で原則3年という期限が設けられている点です。

この期限を超えて受け入れる場合は、所定の手続きを経て期間を延長するか、一定の条件のもと、直接雇用への切り替えといった対応が求められます。

適切な管理を怠ると法違反のリスクが生じるため、正確な期日の把握が不可欠です。

また、派遣管理が重要視される大きな理由のひとつに、派遣スタッフの定着率が挙げられます。

適切な管理体制を整えることで、現場でのトラブルを未然に防ぎ、スタッフのモチベーションを維持することが可能です。

スタッフが安心して業務に専念でき、定着率が高まります。派遣先企業にも派遣元企業にも大きなメリットとなるため、適切な管理体制の構築は不可欠な要素となります。

参照元: 厚生労働省｜雇用安定措置について

派遣先・派遣元それぞれの役割

派遣管理において、スタッフを雇用している派遣元と、実際に業務を依頼する派遣先の役割分担を、正確に理解しておくことが必要です。

派遣元企業は主に以下の役割を担います。

派遣元企業の主な役割

• 給与の支払い
• 社会保険の手続き
• 職業相談
• キャリアアップ支援

派遣先企業の主な役割

• 業務指示
• 労働時間の管理
• 安全な職場環境の提供
• 派遣先管理台帳の作成

双方が責任を理解し、連携を取ることでトラブルを未然に防ぐことが可能です。派遣スタッフの定着率にもつながるため、派遣先・派遣元の役割を理解し運用していきましょう。

派遣管理でよくある課題

派遣スタッフを多く抱えると、現場の担当者は事務作業が多いだけではなく、労働者派遣法も遵守しながら、日々の業務を円滑に進めなければなりません。

このような、派遣管理でよくある課題を解説します。

管理業務の属人化

派遣管理の実務は多岐にわたるため、管理業務が属人化しやすい傾向にあります。

その結果、担当者以外は派遣スタッフごとの詳細な状況を把握できず、急なトラブルが発生した際に対応が遅れてしまうケースも少なくありません。

また、管理がブラックボックス化してしまうことで、担当者の交代時に引き継ぎ漏れが発生し、契約の不備やコンプライアンス違反を招く恐れもあります。

組織として、誰でも状況を把握できる仕組みづくりが必要です。

抵触日や契約管理の負担

派遣管理においてもっとも神経を使うのが抵触日の管理です。
派遣法では同一の職場で派遣スタッフが働ける期間に制限が設けられており、これには「事業所単位」と「個人単位」の2種類が存在します。

抵触日が設定されている理由は、派遣スタッフが労働力として固定化されるのを防ぐためです。
抵触日は事業所単位や個人単位のどちらも原則3年です。

3年を超える場合は、派遣元企業は派遣スタッフに対して派遣先企業での直接雇用の依頼や新たな就業などの「雇用安定措置」を講じる必要があります。

参照元: 厚生労働省｜雇用安定措置について

派遣元企業が派遣先企業の台帳作成や抵触日管理を担うことも

派遣先管理台帳の作成や抵触日管理は、派遣先企業が行わなければなりません。

しかし、現場では派遣先企業の担当者が派遣法に詳しくないケースや業務を多く抱えているケースがあるため、知らぬ間に法令違反のリスクを冒してしまうのが課題です。

こうした事態を防ぐため、派遣元企業が派遣先企業の台帳作成や抵触日の把握を促すケースも少なくありません。

ただし、注意が必要なのは、法令上の責任主体はあくまでも派遣先企業にあるという点です。派遣元企業は、派遣先企業に対して適切なタイミングで抵触日の通知を行い、双方が違法状態に陥らないように派遣先企業をサポートすることが重要です。

人材派遣管理システムの導入で負担を削減できる

派遣管理の業務は、スタッフの増員に比例して拡大します。一人ひとりの契約期間や抵触日、社会保険の加入状況、日々の勤怠、派遣先ごとの請求管理と、多岐にわたります。膨大なデータを法改正が繰り返される中でミスなく処理し続けるのは、手作業や目視の管理だけでは難しいでしょう。そこで役立つのが人材派遣管理システムです。システムを導入することで、これまで個別に管理されていた情報がひとつに集約され、あらゆる事務作業が自動化・効率化されます。

システム導入のメリットは、単なる事務作業の効率化に留まりません。事務負担を減らすことで生まれた時間を、派遣スタッフのフォローやスキルアップ支援に充てられるようになり、結果としてサービスの質向上につながります。

人材派遣管理システムとは？

人材派遣管理システムとは、派遣スタッフの受け入れから契約終了までのあらゆる情報を一元管理できるシステムです。

スタッフの個人情報や契約期間だけでなく、派遣法で定められた「個人単位」や「事業所単位」での抵触日の管理がしやすくなります。

また、派遣元企業とオンライン上でデータを連携できる点も大きなメリットです。これまで紙やメールで行っていた煩わしい書類のやり取りをデジタル化できるため、情報の整合性を保ちながらペーパーレス化を進められます。

派遣管理はExcelでもできる？

派遣管理はExcel（エクセル）でも可能です。しかし、派遣スタッフが増えるにつれてリスクが膨らみます。

数名程度の管理であればExcelでも対応できますが、30名を超えるような規模になると、手入力による転記ミスや計算式の間違いが発生しやすくなります。

また、抵触日をすぎてしまうといった派遣法違反にあたる行為が発覚すると重大な問題にもなり得ます。

人材派遣管理システムはコストが発生しますが、経営上のリスクマネジメントの観点からも、導入したほうがよいでしょう。

派遣管理システムを導入するメリット

ここまでは、派遣管理における派遣元企業と派遣先企業の役割や責任について詳しく解説しました。

この章では導入のメリットについて詳しく紹介します。十分に理解し、社内でのシステムの導入を検討してみてください。

派遣先企業や派遣スタッフとのやりとりがスムーズになる

人材派遣管理システムを導入すれば、派遣元企業と派遣先企業、または派遣スタッフとデータ連携がスムーズになり、連絡ミスを減らせます。

これまで電話やメール、紙の書類で行っていた契約内容の確認や修正の依頼が、システム上での操作だけで完結するため、情報の行き違いを防ぎやすくなります。

また、派遣元企業の場合、派遣スタッフの担当者と人事部門の間でもリアルタイムで状況が共有されるようになります。

スタッフの契約更新やトラブルをいち早く察知し、組織全体で迅速なフォロー体制を構築できる点は大きなメリットといえるでしょう。

データを一元化することで労務管理の負担を減らせる

個人情報や契約書、勤怠データ、請求情報がひとつのデータベースに統合されることで、必要な情報を探す手間が軽減されます。

たとえば、検索機能を備えた管理システムであれば、過去の就業履歴を確認したい際も、名前や期間で検索するだけで情報を抽出できます。

毎月の給与計算や請求照合の時間が大幅に短縮されるだけでなく、正確なデータにもとづく人件費の集計や分析も可能になります。

事務作業の効率化によって空いた時間は、スタッフのフォローやスキルアップなど、生産性が高い業務に充てることが可能です。

抵触日の確認漏れを防げる

システム導入の最大のメリットは、抵触日管理の自動化です。

各派遣スタッフの契約期間に基づき、法定期間が経過する前のタイミングでシステムが自動的にアラートを通知してくれるため、ヒューマンエラーを防げます。

法改正によるルールの変更があった際も、システムのアップデートによって自動で対応できるため、法律に基づいた運用がしやすくなるでしょう。

派遣元企業や派遣先企業が派遣法違反になるリスクを最小限に抑え、担当者の業務負担軽減につながります。

派遣管理システム導入時に考えるべき6つのポイント

人材派遣管理システムを選ぶ際は、多機能であることよりも、自社の運用規模や課題に合致しているかを見極めることが成功のポイントとなります。

システムの導入は、これまで手作業で行っていた契約更新や抵触日の管理、台帳作成などの工数削減につながり、法令遵守を確実にするための重要な経営戦略です。

この章では、人材派遣管理システムを導入する際に考えておきたいポイントを6つ紹介します。

1. 初期費用や月額費用を含めたトータルコストが適正か
2. 自社の業務に必要な機能がそろっているか
3. 法改正や労働者派遣法の変更に対応できるか
4. クラウド型かオンプレミス型か、自社の運用に合うか
5. 操作性に優れ、担当者やスタッフが使いやすいか
6. 導入後のサポート体制が充実しているか

1. 初期費用や運用コストが適正か

人材派遣管理システムの導入にあたっては、初期費用だけでなく、月額利用料やサポート費用を含むトータルコストを見極めることが重要です。

登録する派遣スタッフ数やID数によって料金が変動する従量課金制なのか、定額制なのかを確認し、規模と予測に照らしあわせて検討しましょう。

コストだけで判断せず、削減できる事務作業の時間や人件費を計算し、長期的な視点で予算を立てることが大切です。

2. 自社の業務に必要な機能がそろっているか

人材派遣管理システムが高機能であればあるほどよいわけではありません。重要なのは、自社が抱えている具体的な課題を解決できる機能が備わっているか、実務の流れに沿って確認することです。

たとえば、派遣先企業とのやり取りを効率化したいのであれば、外部とデータを連携できる機能があるかどうかもチェックし、自社の運用フローに最適なツールを選びましょう。

3. 法改正や労働者派遣法の変更に対応しているか

労働者派遣法改正のたびに、管理すべき項目や書類の様式が変化します。

そのため、導入を検討している人材派遣管理システムが、法改正に対してどの程度のスピード感でアップデートを行っているかを確認しましょう。

また、法改正のアップデートに関して追加費用が発生するのか、それとも標準機能として自動更新されるのかも大きなチェックポイントです。

4. クラウド型かオンプレミス型どちらを選ぶか

近年は、サーバー設置が不要で導入がスムーズな「クラウド型」が主流です。

インターネット環境があれば場所を選ばずアクセスでき、テレワークにも対応しやすいのがメリットです。自社でサーバーをもつ必要がないため初期費用が安く、法改正時も自動で最新状態に更新されます。

一方で、自社のセキュリティポリシーが非常に厳格で、データを外部に置くことが禁止されている場合は「オンプレミス型」を検討しましょう。

ただし、オンプレミス型はメンテナンスや法改正時のアップデートを自社で行わなければならない場合もあり、コストも高額になりやすいため、利便性と安全性のバランスを慎重に検討する必要があります。

5. 操作性に優れているか

人材派遣管理システムは、管理部門だけでなく派遣スタッフも利用するケースがあります。そのため、直感的に操作できるデザイン（UI）であるか、基本操作がシンプルであるかが重要です。

操作が難しいと、扱える社員ばかりが担当し、属人化する可能性があります。また、操作ミスや入力漏れが頻繁に発生することで、管理が雑になるおそれもあるため、事前に操作性を試してみることも必要です。

派遣スタッフが利用する場合は、スマートフォンでの操作性に問題がないか、試してみましょう。

6. サポート体制が充実しているか

人材派遣管理システムを導入する際、迅速かつ丁寧なサポートが受けられるかも重視したほうがよいポイントです。

とくに派遣スタッフが利用する場合は、システムに不具合があると業務に影響がでる可能性もあるため、早期復旧が望まれます。

設定や運用開始後のトラブル、操作方法の不明点が生じた際に、電話やチャットでの即時対応が可能か、担当者がつくのかなど、サポート範囲を確認しましょう。

また、派遣法そのものに詳しい担当者がアドバイスをくれるベンダーであれば、法的な解釈に迷った際も安心です。

過去の導入実績や、ユーザーの声を反映した改善が行われているかなども導入の基準にしましょう。