人材派遣の課題を解決する「派遣管理システム」導入の5つのメリットを解説｜スタッフナビゲーター

人材派遣業界の課題とは？現状と将来性について解説

人材派遣業界を取り巻く環境は、年々厳しさを増しています。とくに以下の3つの課題はすぐに解決できず、業界全体を長年悩ませる大きな要因となっています。

• 少子化や人口減少で人材確保が難しくなっている
• 派遣期間制限の抵触日により3年ルールがある
• 価格競争の激化で利益を確保しにくくなっている

人口減少の影響で担い手がいないという根本的な問題に加え、同一労働同一賃金制度の影響で人件費負担が増えることも課題です。

さらに現場では法改正や抵触日の管理などの対応が担当者に大きな負担を与えています。この章では、3つの課題についてそれぞれ解説します。

少子化や人口減少で人材確保が難しくなっている

かつての人材派遣業界では、求人広告を出すことで一定数の登録者が集まり、派遣先のニーズに合わせた人材選定が比較的スムーズに行えていました。

しかし昨今は、少子高齢化に伴う労働人口の減少や働き方が多様化していることもあり、求人媒体への投資を増やしても、応募数自体が伸び悩むという厳しい状況が続いています。

職種によってはスキルや資格をもつ人材が必要となり、ますます人材確保が難しくなっています。

派遣元企業にとっては、最適なマッチングを検討する以前に、いかにして稼働可能なスタッフを募り、維持していくかという大きな困難に直面しているといえるでしょう。

「派遣期間制限の抵触日」により3年ルールがある

労働者派遣法には「3年ルール」という派遣期間制限が存在します。これは、同じ派遣社員を同じ会社の同一部署で3年以上働かせることができない制限です。

その結果、派遣元企業は、熟練したスタッフが3年で契約終了となるリスクを常に抱えることになり、継続的な収益確保の障壁となっています。

さらに、期間満了に伴う雇用安定措置として、派遣先への直接雇用の依頼や新たな派遣先の提供などを行う必要があり、法的義務を果たすための管理工数も増大し続けています。

派遣会社は、3年が経過する前に派遣先への直接雇用を働きかけたり、自社（派遣元企業）で期間の定めのない無期雇用に切り替えたりするなどの対応が不可欠です。

価格競争の激化で利益を確保しにくくなっている

多くの人材派遣会社が存在するため、派遣先企業に請求する派遣料金で競わざるを得ないのが現状です。しかし、無理な値下げは経営を深刻に圧迫しています。

派遣先企業はできるだけコストをかけたくない一方で、人手不足による賃金上昇や社会保険の適用拡大の影響により、派遣元企業が派遣社員に支払う給料や社会保険料は上がり続けています。

その結果、売上が伸びにくい一方でコスト負担が増加し、収益性の確保が難しくなっている企業も少なくありません。

自社の利益を守るためには、派遣先企業へ適正な料金への値上げを求めるなど、交渉力が必要不可欠です。

派遣法改正への対応で人材派遣会社が直面する3つの課題

人材派遣業界を取り巻く課題は、深刻な人手不足や価格競争といった構造的なものだけではありません。

頻繁に行われる派遣法改正への対応も、経営や現場を圧迫する大きな課題となっています。

ここでは、法改正への対応によって生じる具体的な課題について、以下の3つのポイントに絞って解説します。

• 同一労働同一賃金により金銭的コストが増える
• 社会保険加入の徹底で手続き業務が複雑になる
• 派遣法改正により事務負担と管理業務が増える

同一労働同一賃金により金銭的コストが増える

同一労働同一賃金^[1] は、同じ企業内で働く正社員（無期雇用フルタイム）と派遣社員などの非正規雇用との間にある、不合理な待遇差の解消を目的として導入されました。

派遣社員については、以下のいずれかの方法で待遇を見直すことが求められています。

● 派遣先企業の社員とのバランスを図る「派遣先均等・均衡方式」

● 一定の要件を満たす「労使協定方式」

その結果、派遣元企業から派遣先企業へ、派遣料金の見直しを打診するケースが増えています。

しかし、派遣先企業にとって料金改定は負担増となる可能性があります。派遣先企業から派遣社員の採用を見送ったり、契約更新をしなかったりするリスクも出てくるでしょう。

派遣元企業はスタッフの待遇改善と派遣先企業との契約維持の中で、収益も確保しなければならず、非常に難しい局面にあるといえます。

参考: 厚生労働省 同一労働同一賃金特集ページ

社会保険加入の徹底で手続き業務が複雑になる

社会保険の適用拡大により、短時間労働者であっても要件を満たせば加入が必須となりました。^[2]

昨今は、短時間勤務や多様な雇用形態、さらには社会保険の適用拡大により、個々の契約条件に応じた加入判定や、手続き業務が非常に複雑化しています。

スタッフの入れ替わりが激しい中で、対象者の抽出から膨大な書類作成、公的機関への届け出をミスなく完結させることは、事務担当者にとっては重い負担となっています。

参考: 厚生労働省 社会保険適用拡大の対象者について

法改正により事務負担と管理業務が増える

派遣法改正により、派遣元に課せられる義務は多岐にわたります。スタッフへの教育訓練の実施やキャリア形成支援、各種通知書の作成・保管など、対応すべき項目は膨大です。

その結果、法改正のたびに契約フォーマットや管理フローを見直す必要があり、事務業務が増大しています。

また、これらを手作業やExcel（エクセル）で管理するとミスのリスクが高まるため、業務方法としては推奨できません。

少しでも負担を減らすために、デジタル化への早期対応も求められています。法改正を迅速かつ正確に行うためにも、デジタル活用を前提とした管理体制を整えることが急務といえるでしょう。

法改正についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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人材派遣会社の課題を解決するには？

人材派遣業界を取り巻く環境は、かつてないほど厳しくなっています。人材派遣会社が生き残るには、人材確保と事務負担の軽減、派遣社員へのフォローなどが急務です。

人材派遣会社の課題を解決するためにも、以下の項目を押さえておくとよいでしょう。

• 求職者からの応募にすぐ対応する
• 派遣社員の登録手続きを簡略化する
• 派遣社員のスキルアップを支援する
• 外国人労働者を受け入れ人材確保に努める
• 派遣管理システムで業務を効率化する

とくに派遣管理システムの導入は、煩雑な事務作業を削減し、本来時間をかけるべきスタッフフォローや営業活動へ工数を振り向けるうえで有効です。

求職者からの応募にすぐ対応する

求職者からの応募にすぐ対応することは、人材確保につながります。

理由として、求職者は複数の派遣会社に登録していることが多く、レスポンスの速さが重要だからです。理想は応募から5分以内、遅くとも1時間以内に連絡するとよいでしょう。

求職者が応募した直後は仕事探しへの意欲が増しているため、連絡がつながる確率も極めて高いです。スピード感のある選考フローは、優秀な人材を逃さないためにも効果的といえるでしょう。

派遣社員の登録手続きを簡略化する

登録時の手間を減らし応募しやすい環境を整えることが、安定した人材確保のポイントです。

求職者は、採用が決まるかわからない段階で複雑な手続きや多くの入力を求められると、応募を途中でやめてしまうことがあります。こうした状況が続くと、結果として応募機会の損失につながりかねません。

そこで、応募時の負担をできるだけ減らす仕組みづくりが重要になります。

たとえば、SNSや求人媒体からスムーズに応募できる導線を整備したり、最低限の情報のみで仮登録できる仕組みを設けたりすることで、応募時の離脱を防ぎやすくなります。

派遣社員のスキルアップを支援する

派遣社員のスキルアップを支援することで、他の派遣会社と差別化につながります。スキルを身につけることで、より専門性が高く高単価な案件へ派遣しやすくなります。

また、自身の成長をサポートしてくれる派遣会社に対して、スタッフは信頼感をもちやすくなるため、定着率の向上にもつながるでしょう。

スキルの向上によって賃金も上昇すれば、派遣社員と派遣元企業の双方にとってメリットが大きく、競争力の強化になります。

外国人労働者を受け入れ人材確保に努める

外国人労働者を受け入れ、人材確保の選択肢を広げる動きが派遣業界でも進んでいます。

特定技能制度により、これまで派遣が難しかった分野でも外国人の就労が可能となり、新たな労働力源としてのポテンシャルは極めて高いといえるでしょう。

ただし、外国人労働者の受け入れには、ビザの管理や文化的な違いへの配慮、就労中のサポート体制が必須です。さらに、住居手配や生活サポート、相談窓口の設置など、就業外のフォロー体制が整っているかどうかも、長期就業につながる重要な要素です。

派遣管理システムで業務を効率化する

派遣管理システムを導入することで、派遣社員の管理から契約更新、給与計算、各種帳票の作成までをひとつのプラットフォームで完結させることができます。

その結果、手作業による事務負担が大幅に軽減し、浮いた時間を派遣社員のフォローやスキルアップ支援につなげられます。

法改正への対応もシステム上で行えるため、コンプライアンスの強化とコスト削減を同時に実現する現実的な手段となります。

派遣システム化について、詳しくは以下の記事をご覧ください。

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労務コストの最適化には派遣管理システムの導入がおすすめ

労務コストを抑え、業務の無駄を減らす手段として、派遣管理システムの導入が注目されています。

派遣管理システムとは、契約管理・勤怠管理・給与計算・請求処理・抵触日管理など、派遣業務に必要な情報をひとつのシステム上で一元管理できるツールです。

Excel（エクセル）での運用のように個別ファイルを作成して管理する必要がなく、情報の分散や転記作業も発生しません。そのため、確認や修正にかかる手間を削減できます。
限られた人員でも安定して業務を回せるようになり、結果として労務コストの抑制にもつながります。

派遣管理システムのメリットについては、次項で詳しく確認していきましょう。

具体的な派遣管理システムを比較したい方は、以下の記事をご覧ください。

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派遣管理システム導入の5つのメリット

初期費用や運用コストを見積もっておく

派遣管理システムを導入することで、煩雑な業務を効率化できます。具体的には、以下の5つのメリットがあります。

1. AIによる人材マッチングやWeb面接で労務コストが削減できる
2. 派遣社員との契約や勤怠業務をクラウド化できる
3. 人的ミスや記入漏れを防ぎサービス向上につながる
4. 承認フローをスムーズにし労務コストを最適化できる
5. データを一元化することにより管理や検索がスムーズになる

事務作業を自動化して浮いた時間を、スタッフのフォローや派遣先対応、職場環境の改善に充てることで、選ばれる派遣会社となるでしょう。

この章では、各メリットについて詳しく解説します。

AIによる人材マッチングやWeb面接で労務コストが削減できる

膨大な派遣社員の中から求人の条件に適した人材を探し出す作業は、多大な時間を要していました。

派遣管理システムによってはAIによるマッチング機能が備わっているものもあります。活用すれば、スキルや希望条件、過去の評価データを瞬時に分析し、適した候補者をリストアップすることが可能です。

また、対面ではなくWeb面接を実施することで、移動時間や会場設営の手間を省き、応募から面接までの過程を大幅に短縮できます。

求職者は交通費をかけて出向く必要がなくなり、派遣会社も労務コストを最小限に抑えられます。その結果、双方に大きなメリットが期待できるでしょう。

派遣社員との契約や勤怠業務をクラウド化できる

派遣管理システムでは、契約書や通知書の作成、回収、保管をクラウド上で行えるため、事務作業の工数削減につながります。

また、派遣先企業との承認フローもオンラインで完結する仕組みのため、タイムカードを突き合わせるといった作業が不要となり、月次処理の効率化が進みます。

さらに派遣社員側の利便性も向上します。スマートフォンから契約内容の確認や署名、日々の勤怠報告や給与の確認が手軽にできるため、本来の業務に専念しやすくなり、生産性の向上にもつながるでしょう。

人的ミスや記入漏れを防ぎサービス向上につながる

手作業によるデータ管理では、入力ミスや書類の紛失、記入漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクがあります。

派遣管理システムを活用することで、必須項目のチェックや重複登録の防止などが自動で行われ、情報の正確性を高めることができます。

さらに、契約更新のタイミングや抵触日を知らせる機能があるシステムを活用すれば、ミスを防ぐことが可能です。

ミスが減少することで、派遣社員や派遣先企業からの信頼が高まるだけでなく、サービス全体の品質向上にも期待できるでしょう。

承認フローをスムーズにし労務コストを最適化できる

派遣管理システムを活用することで、社内の申請や決裁といった承認フローをクラウド上で行えるようになり、ハンコ待ちや書類の回覧による時間のロスを解消できます。

組織が大きくなるほど、契約や支払いの承認プロセスは複雑になりがちです。

システム上で承認フローをあらかじめ設定しておけば、誰がどの段階で確認すべきかが明確になり、滞っている箇所を可視化できます。

また、承認履歴がシステム内にすべてログとして残るため、監査対応やコンプライアンス管理も容易になるでしょう。事務手続きの負担が軽減されるため、余計な労務コストを削減できます。

データを一元化することにより管理や検索がスムーズになる

スタッフ情報や案件データをクラウド上で共有できるのも、派遣管理システムの特長です。

その結果、必要な情報を瞬時に取り出せるようになり、問い合わせへの対応スピードが格段に上がります。

情報が社員の間で共有できるようになるため、担当者が不在の場合も迅速な顧客対応が可能になり、派遣先企業や派遣社員からの信頼度も高まるでしょう。

ただし、すべてのデータがひとつにまとまるため、アクセス権限の設定など、個人情報保護の対策が不可欠です。

派遣管理システムを導入する前に考えておきたい2つのポイント

派遣管理システムは一度導入すると長期にわたって運用することになるため、選定には慎重な判断が求められます。

多機能であればよいというわけではなく、自社の事業規模や業務フローに本当にマッチしているかを見極める必要があります。

派遣管理システムの導入を検討する際は、以下の2つのポイントは押さえておきましょう。

1. 初期費用や運用コストを見積もっておく
2. 運用後のサポート体制が充実しているか確認しておく

とくに、予算面での妥当性と、運用後のサポート体制については十分に調べておく必要があります。

人材派遣管理システムを選ぶなら「スタッフナビゲーター」がおすすめです。導入実績3,000社以上もあり、無料トライアルも可能です。資料は以下のリンクから無料でダウンロードできるため、気になる方はお気軽にお問い合わせください。

人手不足や法改正への対応など、多くの課題を抱える人材派遣業界では、本来やるべき仕事に集中できる環境づくりが欠かせません。面倒な書類作成や手続きをシステムに任せることで、社内業務はスムーズになり、スタッフ対応や営業活動へ時間を使いやすくなります。

この章では2つのポイントについて、詳しく見ていきましょう。

初期費用や運用コストを見積もっておく

派遣管理システムの導入には、初期費用や月額のライセンス費用、さらにはオプション機能の追加料金など、一定のコストが発生します。

自社の事業規模や管理人数に対して、その費用が適正であるかを慎重に見極める必要があります。

単に価格が安いものを選ぶのではなく、システム導入によって削減できる労務費や事務コスト、紙代などを算出し、投資対効果を総合的に評価することが重要です。

システム導入によって削減できる人件費や事務コストと、支払う運用コストを比較し、中長期的な投資対効果を冷静に見積もっておくことが重要です。

運用後のサポート体制が充実しているか確認しておく

システムを導入しても、現場の社員が使いこなせなければ意味がありません。

システム導入時の操作説明や、不明点が生じた際の問い合わせ対応、法改正に伴うシステムアップデートなど、運用後のサポート体制が充実しているかは重要な選定基準です。

とくに人材派遣業界は派遣法の変更が頻繁にあるため、迅速にシステムへ反映できるかどうかも重要です。

トラブルへの対応スピードが遅いと、派遣先企業や派遣社員からの信頼を失うリスクがあるため、どこの会社のシステムを導入するかは、慎重に選定しましょう。