COLUMN
人材派遣業界のDX化の進め方とメリット｜5つの成功事例を紹介
人材派遣業界でDX化を進めるにあたり、「何から手を付ければよいのか」「自社でも本当に効果が出るのか」と悩んでいませんか。
Excel管理や紙ベースの運用では、入力ミスや情報共有のズレが起こりやすく、業務の属人化や法令対応の遅れにつながるリスクがあります。
本記事では、人材派遣業界におけるDX化の進め方を5つのステップで解説します。
また、導入によって得られるメリットや成功事例も紹介します。自社の業務改善に役立ててください。
派遣管理のDX化を進めたい方に向けて、派遣管理システム「スタッフナビゲーター」の資料をご用意しています。契約・勤怠・給与・請求を一元化した運用イメージを確認したい場合は、資料ダウンロードや無料トライアルをご活用ください。
目次
人材派遣業界でDX化が必要とされる背景
人材派遣業界でDX化が求められる背景には、人材不足の深刻化・業務の非効率、旧システムの限界があります。
労働人口の減少により人材不足が深刻化しており、限られた人材で多くの業務を行わなければならない状況が続いています。また、人材確保や定着を目的とした派遣スタッフへの待遇改善や安定施策が進んだことで人件費が上昇し、派遣ビジネスは薄利化しているのも影響しているでしょう。
こうした状況に加えて、現場ではExcelや紙による管理が残り、属人化や入力ミス、法令対応の遅れといった課題が発生しています。
さらに、従来のシステムを使い続けることで維持コストが増え、新しい仕組みへの移行も進まず、企業の競争力が低下するリスクもあります。
そのため、契約や勤怠といった重要業務からデジタル化を進め、業務全体をつなぐDXが不可欠です。
人材派遣業界が抱える課題や解決策について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
人材派遣業界のDX化のメリット
人材派遣業界でDX化を進めると、業務効率の向上だけでなく、マッチング精度やコンプライアンス対応、顧客満足度などの改善にもつながります。
ここでは、人材派遣業界のDX化によるメリットを解説します。
派遣管理業務の効率化につながる
DX化を適切に進めることで、派遣管理業務は効率化できます。
スタッフ情報・勤怠・給与・請求といったデータが一元化され、転記や二重入力が不要になるためです。
たとえば、従来はExcelで管理した勤怠を給与ソフトへ再入力し、請求書を別途作成する必要がありました。しかし、DX化すれば一度入力したデータを自動で連携できるようになります。
その結果、入力ミスや修正作業が減り、事務作業の効率化が期待できます。作業負担を減らすことで、スタッフが増えても管理側の人件費の拡大を緩やかにすることができるでしょう。
派遣管理の具体的な方法や注意点について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
求職者と案件のマッチングの質が向上する
派遣管理のDX化によって、求職者と案件のマッチングの質を高めることも可能です。
従来は「この人はこの仕事にあうだろう」といった感覚で紹介することもあり、担当者ごとにバラつきがありました。
DX化によって、スキルや勤務履歴、評価をデータとして蓄積し検索できる仕組みを整えることで、条件にあう人材を迅速に抽出できます。
具体的には「夜勤経験あり」「フォークリフト資格あり」といった条件で、各案件にあう候補者をすばやく絞り込めます。
その結果、成約率が高まるだけでなく、就業後のミスマッチも減少し、スタッフと企業双方の満足度も向上するでしょう。
個人情報を暗号化してセキュリティを強化できる
DX化を進めることで、情報漏洩の防止をはじめとしたセキュリティ対策の強化につながります。ただし、十分な効果を得るためには、適切な設定や運用体制の整備が前提となります。
紙や個人PCでの管理は、紛失や不正持ち出しといったリスクを伴いますが、システム上で一元管理すれば、管理の透明性や統制を高めやすいでしょう。
データを暗号化して保管したり、アクセス権限を設定したりすることで、情報へのアクセス範囲を制限できます。設定内容によっては、意図しない範囲に公開される可能性もあるため、定期的な見直しは必要です。
また、アクセス履歴を記録することで、不正アクセスの早期発見や抑止につながりやすくなります。監視体制や運用ルールとあわせて活用することが大切です。
競合他社との差別化につながる
DX化を進めることで、派遣スタッフや派遣先企業にとって利用しやすい体制を整えられます。
社内業務の負担を減らし、よりスムーズな対応ができるようになるためです。
たとえば、スマートフォンで勤怠入力や各種連絡ができる環境があれば、スタッフにとって働きやすい派遣会社という印象につながります。
また、契約手続きや問い合わせ対応がスムーズになれば、派遣先企業からも「対応が早くて安心できる」と評価されやすくなるでしょう。
こうした利便性や対応品質の差が、競合他社との差別化につながります。
DX化を推進する際の注意点
DXを成功させるには、システムを導入するだけでなく、事前準備や進め方も重要です。
現場の業務フローやルールを整理しないまま導入すると、既存のやり方とシステムが噛みあわず、二重入力や運用の混乱が発生します。
- 現場の業務フローを整理してから導入する
- できることから少しずつ改善する
- 現場が使いこなせる運用設計を行う
- 既存システムや法令との整合性を確認する
ここでは、人材派遣業界でDX化を推進する際の注意点を解説します。
現場の業務フローを整理してから導入する
DXを成功させるには、導入前に業務フローを整理することが不可欠です。現状を把握しないままシステムを導入すると、かえって業務が複雑化するためです。
たとえば、契約書作成・勤怠管理・給与計算までの流れが整理されていない場合、同じ情報を複数の工程で入力する必要が生じ、システムを導入しても二重入力や確認作業が発生する可能性があります。
まずは、システムなしで行っている業務の無駄を削減し、業務フローを最適化することで、システム導入によるDX化の効果を高められるでしょう。
できることから少しずつ改善する
DX化を進める際は、一気に行うのではなく、できることから小さくはじめて、課題を少しずつ改善することが大切です。
すべての業務を同時に変えようとすると、かえって現場の負担が増える恐れがあるためです。
まず、契約書の電子化や勤怠管理など、影響範囲が限定され、効果が出やすい領域から着手しましょう。
その後、給与や請求などDX化の領域を広げることで、無理なく進められます。システムを導入する際は、トライアルを活用し、本格導入前に現場での使用感を確かめるとよいでしょう。
現場が使いこなせる運用設計を行う
便利なシステムを導入しても、現場が使いこなせなければ、逆に業務が非効率になり、負担が増える可能性があります。
たとえば、入力項目が多すぎたり画面が複雑だったりすると、これまで使っていたExcelのほうが使いやすいと感じ、DX化が進まない可能性があります。
システムを導入する際は、事前に現場の意見を取り入れ、シンプルで使いやすい設計にすることが重要です。
さらに、操作サポートや問い合わせ体制があるシステムを選ぶことで、定着を促進できます。
既存システムや法令との整合性を確認する
人材派遣のDX化を進める際は、既存システムや法令との整合性を確認しましょう。
既存システムと連携できないと、給与や勤怠管理で二重入力が発生し、DXの効果が薄れる可能性があります。
また、法改正に対応していないと、運用上のリスクが生じるかもしれません。派遣期間の上限管理や、同一労働同一賃金などの法令に対応できないと、法令違反につながる恐れがあります。
さらに、以下のような法改正への対応方法の確認も必要です。
- 法改正がシステムに反映されるタイミングはどのくらいか
- 自動更新なのか、自社で設定やアップデートが必要なのか
対応方法が異なれば、運用負担やリスクは変わるでしょう。
導入前に要件を整理し、業務・法令の両面で問題なく運用できるか確認することが重要です。
派遣法の改正ポイントについて、詳しくは以下の記事をご覧ください。
人材派遣業界のDX化の進め方5ステップ
人材派遣業界のDX化の進め方は、以下の5ステップです。
- 現場の業務フローと課題を整理する
- DX化の目的と優先順位を明確にする
- 自社にあったシステムを選定する
- 一部の業務から段階的に導入する
- 運用ルールを整備し、現場への定着を図る
事前に進め方を把握することで、どこから手をつけるべきかが明確になり、失敗を避けながらDX化を進められるでしょう。
1. 現場の業務フローと課題を整理する
本格的にDX化を進める際は、事前に現場の業務を正しく把握することが大切です。
現状を整理しないままシステムを導入すると、課題が不明確で、業務がかえって複雑化する可能性があります。
たとえば、スタッフ登録・契約・勤怠・給与・請求までの流れを確認すると、同じ情報を複数回入力している箇所や、属人化している業務が見えるかもしれません。
業務の全体像を可視化し、無駄や重複を洗い出すことで、次の段階である目的設定にスムーズに移行できます。
2. DX化の目的と優先順位を明確にする
業務フローと課題を整理したら、次に目的と優先順位を明確にしましょう。
目的と優先順位が曖昧なままだと、改善ポイントがわからず、DX化を効果的に進められません。
具体的には、「月末の残業を減らす」「入力ミスを減らす」といった目標を設定し、影響範囲が限定され、効果が出やすい業務から着手します。
改善対象を明確にすることで、次の段階であるツール選定の基準が定まるでしょう。
3. 自社にあったシステムを選定する
目的と優先順位が明確になったら、DX化を実現するためのシステムを選びます。
システムを選定する際は、機能の豊富さではなく、現場に適した機能があるかが重要です。
たとえば、事務・オフィス系の派遣では派遣先ごとに条件が異なり、契約更新時の変更も発生します。そのため、契約情報を案件単位で管理できる機能があると、更新時の反映漏れを防ぎやすくなります。
また、シフト変更が多い製造・物流系の派遣では、勤怠管理やシフト共有をリアルタイムで更新できる機能があると、人員配置ミスの防止に役立ちます。
法令対応や外部連携などを見極め、自社の業務にあうシステムを選定しましょう。
おすすめの派遣管理システムについて、詳しくは以下の記事をご覧ください。
4. 一部の業務から段階的に導入する
システムを選定したら、費用対効果や導入メリットを確かめるためにも、いきなり本格導入するのではなく、一部の業務から段階的に進めましょう。
たとえば、契約の電子化や勤怠管理など、比較的影響範囲が限定的な業務から導入することで、現場が操作や運用に慣れやすくなります。
その後は、給与や請求業務などへ段階的に広げることで、混乱を防ぎスムーズな定着につながるでしょう。
一部の業務からシステムを導入することで、運用面や業務適合性を確認しながら進められる点もメリットです。
ただし、契約条件やデータ移行の状況によっては、途中でのシステム変更が難しい場合もあるため、導入前に契約内容や移行要件を確認しておくことが大切です。
5. 運用ルールを整備し、現場への定着を図る
人材派遣業界のDX化は、システムを導入して終わりではなく、現場に定着してはじめて成功といえます。
システムや運用を定着させるためには、入力ルールや業務手順を明確にし、「誰が・いつ・どのタイミングで入力するか」を統一することが大切です。
また、マニュアルを整備したり研修を行ったりして、現場が迷わず活用できる状態を作ることも重要です。
さらに、運用後も定期的に課題を見直し、改善を繰り返すことで、継続的に成果を出せる仕組みを作れます。
人材派遣業界のDX化には「スタッフナビゲーター」がおすすめ
人材派遣業界のDX化には「スタッフナビゲーター」がおすすめです。
人材派遣業界でDX化を進めるなら、20年以上の運用ノウハウをもとに開発された、オールインワン派遣管理システム「スタッフナビゲーター」がおすすめです。
スタッフ管理・契約書作成・勤怠管理・給与計算・請求業務までを一元管理でき、情報をまとめて扱えるため、転記や二重入力が減り、業務効率が向上します。
また、スマートフォンでの勤怠打刻やWeb契約、LINE・SMSでの案件配信にも対応しており、現場の使いやすさにも配慮されたシステムです。
必要な機能から段階的に活用範囲を広げられるため、自社の運用にあわせて無理なくDXを進めやすいでしょう。
以下から資料を無料ダウンロードできるので、導入を検討する際の参考にしてください。
スタッフナビゲーターで派遣業務のDX化に成功した事例5選
ここでは、スタッフナビゲーターを導入し、派遣管理のDX化に成功した事例を紹介します。
自社の課題と照らしあわせながら、管理システム導入の参考にしてください。
1. 請求書の作成スピードが2倍に向上｜ジーエスケイ株式会社
ジーエスケイ株式会社は、従来のシステムの処理速度が遅く、請求書の作成や勤怠データの管理に課題を抱えている状況でした。
そのような中、スタッフナビゲーターを導入したことで、業務が以下のように改善されています。
- 勤怠データと請求情報が自動連携し、作業スピードが約2倍に改善
- Excelで手作業していた請求書もシステム上で完結
- CSV出力の高速化で日々の業務負担が大幅に軽減
効率と正確性の両立が可能になり、派遣管理業務のDX化による効果を最大限に活かせるようになりました。
2. 事務効率が大幅に向上｜株式会社ジャスティス
手作業中心の業務で、事務負担が課題となっていた株式会社ジャスティスでは、費用と機能のバランスが決め手となり、スタッフナビゲーターを導入しました。
導入後は、軽減と安定した運用の両立が可能となりました。具体的な改善内容は以下です。
- 給与計算や各種手続きの自動化により、業務効率が大幅に向上
- 年末年始や繁忙期の出勤が不要となり、作業時間を削減
- 空いた時間を他業務へ充てられるようになり、生産性が向上
また、サポート体制についても「法改正に伴うシステム変更や修正対応が早く助かっている」とのお声をいただき、運用面を含めてDX化の効果を実感しているとのことです。
3. ヒューマンエラーが激減｜バインズサポート株式会社
バインズサポート株式会社では、これまで別の派遣管理システムを使っていました。しかし、使いにくく、業務の煩雑さを解消できるシステムではなかったことから、負担が増加していました。
そこで、20年以上の実績・No.1のシェア率を誇るスタッフナビゲーターを導入し、以下の改善が実現しています。
- 給与・請求処理のチェック機能により、ヒューマンエラーが大幅に減少
- 給与明細の電子化により、発行業務の効率化とコスト削減を実現
- 派遣業務に即した設計により、複雑な業務管理の効率化に成功
とくに、ミスが許されない給与・請求書関連のヒューマンエラーが激減したことは、企業の信頼アップにもつながる成功事例といえます。
4. 営業活動が活発化｜株式会社アストン
株式会社アストンでは、スタッフ数の増加に伴い、ExcelやWordを用いた手作業での管理に限界が生じ、業務負担の増加が課題となっていました。
スタッフナビゲーター導入後は、以下の改善に成功しています。
- 給与・請求・契約情報を一元的に管理できるようになり、入力や確認作業の手間を削減
- 削減した工数を営業活動に振り向けることで、案件獲得の機会が拡大
- スタッフ情報の活用により、マッチングの精度が高まり、業務全体の効率が向上
また「オプションで導入している年末調整管理により難しい計算をする必要がなく便利」というお声もいただき、スタッフナビゲーターの強みを存分に活かせている事例です。
5. 受注から給与・請求までを効率化｜株式会社アンカースタッフ
株式会社アンカースタッフでは、履歴書や業務経歴書を紙で管理し、契約書や給与・請求業務はExcelと手計算で対応していました。
また、営業担当ごとにフォーマットが異なるといった運用にばらつきがあったため、スタッフナビゲーターの導入を決めました。具体的な改善内容は、以下のとおりです。
- 受注から給与・請求までの業務を一元化し、手計算や個別管理を削減
- 業務フローが整理され、作業時間の大幅な短縮を実現
- 前払い金管理や条件別の計算にも対応し、柔軟な運用を実現
「他社のシステムも検討したが、低価格で受注から給与、請求までの流れがスムーズな印象だった」というお声もいただいています。スタッフナビゲーターの、コストと機能のバランスがわかる事例です。
自社にあったシステムでDX化を推進しよう
派遣管理のDX化には、派遣管理システム「スタッフナビゲーター」がおすすめです。給与・請求・契約管理を一元化でき、管理業務の負担を軽減できます。
人材派遣業界におけるDX化は、勤怠管理や給与計算、契約業務などを一元化し、業務効率の向上とミス防止を同時に実現する重要な取り組みです。
適切に進めることで、事務作業の負担軽減だけでなく、マッチング精度の向上や法令対応の強化にもつながります。
DXを成功させるためには、一度にすべてを変えるのではなく、業務フローの整理と優先順位を明確にして、段階的に導入することが大切です。
現場で使い続けられる仕組みを構築し、デジタル化によって生まれた時間を付加価値の高い業務に活用することで、派遣ビジネスの成長を支える基盤を整えられます。
派遣管理のDX化を進めたい方に向けて、派遣管理システム「スタッフナビゲーター」の資料をご用意しています。契約・勤怠・給与・請求を一元化した運用イメージを確認したい場合は、資料ダウンロードや無料トライアルをご活用ください。
▽ 資料ダウンロード/無料トライアル ▽必須項目を入力の上、送信してください。後程、ご入力いただいたメールアドレスに資料ダウンロード用URLをお送りしますので、そちらより資料ダウンロードをお願いします。無料トライアルをご希望のお客様には、別途営業担当よりご案内をいたします。
個人情報の取扱いについて
当社はお預かりした個人情報について以下のように取扱います。
利用目的について
１．利用目的について
提供された個人情報の利用目的は以下に定める通りです。
・問い合わせ情報：問い合わせへの対応、連絡
・資料請求者／セミナー申込者情報：資料の送付、連絡
・インタビュー記事情報：営業活動、Web広告
・無料デモ版申込者／体験デモ版申込者情報：資料の送付、連絡
２．個人情報保護管理者について
当社の個人情報保護管理者は以下の通りです。
ユニテックシステム株式会社
個人情報保護管理者 和氣 雅司
住所：〒101-0032 東京都千代田区岩本町3-7-15 VORT秋葉原Ⅶ 11階
電話番号：03-3837-5467
３.委託について
上記１項の利用目的を果たすために外部委託をする場合があります。
４．個人情報を提供することの任意性について
当社に個人情報をお預かりすることは任意です。ただし、お預かりできなかった場合には上記１項の利用目的を果たすことができない場合があります。
５．個人情報に関する開示等について
当社が保有する開示対象個人情報の取扱いに関する開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）又は第三者提供記録の開示の申し出は上記２項の個人情報保護管理者までご連絡下さい。開示等の請求手続きについて説明をさせていただきます。
なお、利用目的の通知、及び個人情報の開示に関わる手数料は、1件につき800円を申し受けます。
６．個人情報を保存する場合の注意点
当社ではお客様が承認をした場合のみ、お客様のWebブラウザに特定の情報が保存されます。
お客様の携帯端末またはコンピューターにおける個人情報保護の安全性はお客様の判断に委ねられます。
免責事項
ご本人様が使用したブラウザに保存された個人情報について当社は一切の責任を負いません。
ユニテックシステム株式会社