派遣請求書とは？書き方や注意点、事務負担を減らす方法を徹底解説｜スタッフナビゲーター

派遣請求書とは？

派遣請求書とは、派遣元企業が派遣先企業に対して発行する書類です。

派遣請求書には派遣スタッフの勤怠実績に応じた料金が明記されています。

派遣請求書は、単なる支払い請求の書類ではありません。派遣スタッフが実際に稼働した事実を証明し、派遣料金の算定根拠や取引内容を示す重要な書類となります。

2023年10月にはインボイス制度が開始され、消費税に関する計算方法が複雑になりました。また、2024年1月の電子帳簿保存法改正により、電子データでの保存が完全義務化されました。

紙で発行や受領したものは、従来通り紙での保存が可能ですが、メール等で送受信したデータは一定のルールにもとづいた電子保存への対応が求められます。これに伴い、請求書の作成や管理にも大きな変更が生じ、対応が求められています。

派遣会社の請求管理が複雑になりやすい理由

派遣会社の請求管理が煩雑になりやすいのは、派遣先企業やスタッフごとに請求条件が異なるためです。
たとえば、以下のような項目は案件ごとに個別管理が必要になるケースがあります。

• 時給・契約単価
• 勤務時間の集計ルール（15分単位・30分単位など）
• 残業・深夜・休日手当の計算条件
• 締め日
• 請求書の提出形式

このように、請求条件や請求フローが案件ごとに異なるため、派遣会社の請求業務は煩雑化しやすく、確認漏れや計算ミスが発生しやすくなります。

請求管理の人件費増加に伴う3つの課題

派遣会社にとって、スタッフの増員は売上拡大にもつながる一方、請求管理にかかる人件費が利益を圧迫するという課題も抱えています。

1. スタッフ数に比例して増大するチェック工数
2. 複雑な賃金体系や割増計算による計算ミスのリスク
3. 業務の属人化による確認作業の停滞

上記にあげた課題をそれぞれ詳しく解説していきます。

スタッフ数に比例して増大するチェック工数

派遣スタッフの人数が増えるほど、勤務実績の確認作業が増加します。勤務日数の確認やタイムカードの打刻漏れがないかなど、一人ひとりの勤怠実績と見比べる作業は極めて時間がかかり非効率です。

とくに締め日には、数百人規模の勤怠データを短期間で処理しなければならず、担当者が確認作業に追われて他の業務が止まってしまうというリスクがあります。

複雑な賃金体系や割増計算による計算ミスのリスク

派遣料金の計算は、直雇用である社員の給与計算よりも複雑でミスが発生しやすくなります。

基本時給の計算にくわえ、残業や深夜労働、休日出勤などの割増料金の計算をしなければなりません。さらにはインボイス制度で厳格化された消費税の端数処理ルールも守る必要があります。

請求のミスがあると、派遣先企業からの信頼を損なう原因にもなり、請求書の再発行でさらに業務が発生してしまいます。

業務の属人化による確認作業の停滞

請求業務が複雑になりすぎると、特定の担当者にしか手順がわからない「属人化」が発生します。

その担当者が病欠や退職した場合、たちまち請求業務に遅れが生じてしまいます。

特定の担当者に業務が集中しすぎると、確認作業に膨大な時間がかかり、人件費が増加しかねません。

また、独自のルールが生まれやすくなり、担当者が変更した際に請求処理の方法がわからなくなるリスクも高まります。

派遣請求書の書き方とポイント

派遣請求書の正確な作成は、請求トラブルの防止だけでなく、派遣先企業との継続的な信頼関係の構築にもつながります。

ここでは、派遣請求書の書き方と、以下のようなポイントを解説します。

1. 請求先情報・発行日・請求書番号を記載する
2. 派遣スタッフ名・稼働時間・単価を明記する
3. インボイス制度に対応した登録番号を記載する
4. 税率ごとの対価額と消費税額を区分して記載する

請求先情報・発行日・請求書番号を記載する

請求先の宛名は、個別契約書に記載された正式な社名・部署名を記載します。発行日は「締め日」にするのか「発送日」にするのか、あらかじめ派遣先企業とあわせておきましょう。

また、派遣スタッフの勤務実態を詳細に明記したうえで、一意の請求書番号を付与することも重要です。

この番号を管理のキーにすることで、将来的に税務調査やデータの照合が必要になった際も、膨大な電子データの中から目的の書類を特定できるようになります。

派遣スタッフ名・稼働時間・単価を明記する

請求書には「誰が、いつ、何時間働いたか」を明記します。単価は個別契約にもとづき、基本時間内、時間外、深夜、休日などの項目別に、それぞれの稼働時間と単価を分けて記載しましょう。

交通費を別途請求する場合は、非課税や課税かを明確に分けます。内訳を詳細に記載することで、派遣先企業の担当者は金額を確認しやすくなり、差し戻しのリスクを減らせます。

インボイス制度に対応した登録番号を記載する

インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、「T+13桁の登録番号」の記載が必須です。

登録番号が未記載、または誤っていた場合、派遣先は消費税の仕入税額控除を受けられず、実質的なコスト増につながります。

また、毎回同じ担当者が確認するとは限らないため、登録番号は請求書の上部や発行者情報の近辺など、一目で確認できる位置に正しく記載しましょう。

税率ごとの対価額と消費税額を区分して記載する

インボイス制度が開始され、適用される税率ごとに合計金額と消費税額を明確に区分して表示しなければなりません。

事務担当者が複雑に感じるのは、消費税額の端数処理です。インボイス制度では「ひとつの適格請求書につき、税率ごとに1回」しか端数処理が認められていません。

派遣先企業の担当者が一目で確認できるよう、10％または8％の税率別に、単価の額と算出された消費税額を記載することが必要です。

派遣請求書の作成で注意すべきポイント

派遣請求書を作成するうえで、とくに注意すべきポイントがあります。

1. 請求先情報・発行日・請求書番号を記載する
2. 契約外業務の請求漏れを防ぐ
3. 給与支払いとの金額が適切か確認する
4. 支払い期日の遅延による信頼低下を防ぐ

上記にあげたポイントをそれぞれ解説していきます。

契約外業務の請求漏れを防ぐ

契約外業務の請求漏れを防ぐには、事前に交わした個別契約書と実際の業務内容にズレがないかを確認することが重要です。

契約にない業務をスタッフが行った場合、本来請求できるはずの料金を計上し忘れてしまうリスクがあります。

現場で発生した時間外労働や休日労働が、契約上の制限を超えていないか、また付随する経費が発生していないかを1項目ずつ照合しましょう。

現場の稼働実態と請求内容が一致していないと、派遣先企業とのトラブルに発展しやすく、結果として入金遅延を招く原因となります。

給与支払いとの金額が適切か確認する

派遣元企業は、派遣先企業から受け取る派遣料金と、スタッフに支払う給与の収支をしっかりと管理しなければなりません。

請求額と支払額の整合性がとれていないと、スタッフの待遇を守ることができず、会社の経営が苦しくなるおそれがあるでしょう。

また、派遣料金からスタッフの賃金を差し引いた残りはマージンとして処理します。このマージンには、社会保険料や有給休暇の費用、スタッフの教育訓練費など、多くの運営コストが含まれています。

派遣元企業は、受け取るべき派遣料金と派遣スタッフへ支払う賃金を正確に把握しておき、法的なルールに沿って適切な金額が設定されているかを厳しくチェックしましょう。

支払い期日の遅延による信頼低下を防ぐ

請求書の発行遅れや内容不備による差し戻しは、派遣先企業からの信用を著しく低下させる要因となり、派遣スタッフへの支払い遅延を招くおそれがあります。

郵送の場合は到着までの日数、電子送付の場合はシステムへの反映時間を考慮しましょう。

余裕を持ったスケジュールで発行・発送処理を行うことが、派遣企業との継続的な取引を維持するためにも重要です。

派遣請求書の保管期間とルール

派遣請求書は発行して完了ではありません。請求書の控えは原則として7年間の保存義務があります。これまでは紙媒体で管理することもできましたが、電子帳簿保存法の改正によって、デジタルでの保存が求められています。

• 原則7年間の保存義務がある
• 電子帳簿保存法に対応したデータ管理を行う
• 派遣法にもとづく個別契約書と内容を照合する

派遣請求書に関する保管期間とルールについて、詳しく解説していきましょう。

原則7年間の保存義務がある

電子帳簿保存法における文書の保存期間は7年と定められています。紙で発行した場合も、電子データで発行した場合も同様です。

万が一、税務調査などで提示を求められた際に、即座にデータを提示できる状態にしておくことが大切です。7年も経過すると忘れてしまうこともあるため、年度ごとにフォルダを分けるなどして、破棄の時期を明確にしておきましょう。

電子帳簿保存法に対応したデータ管理を行う

2024年1月からは電子帳簿保存法の改正により、請求書といった書類はデジタルデータで7年間保存することが義務化されました。

PDFの請求書を紙で印刷して保存するだけでは不十分です。データはフォルダに入れるだけでなく、内部監査など必要なときにすぐ検索できる状態で管理する必要があります。

派遣法にもとづく個別契約書と内容を照合する

請求書の内容が、派遣先管理台帳や個別契約書の記載事項と違いがないか、定期的に再確認しましょう。

もし契約条件と請求内容に不一致があると、単なる事務ミスにとどまらず、派遣法違反とみなされる恐れがあります。 たとえば単価変更があった際に、契約書は更新されているが請求書の設定が古いままだった、といったミスは派遣法違反の指摘を受けるリスクもあります。

請求書を契約コンプライアンスの最終チェックの機会として活用しましょう。

派遣請求業務の負担軽減と人件費削減にはシステム化が必須

抱える派遣スタッフ数が増え、複数の派遣先企業と契約するようになると、請求業務だけでも大きな負担が生じます。

このような状況では、請求業務単体ではなく、勤怠・契約情報を含めて一元管理できる体制の整備が重要です。

そこで有効なのが、派遣管理システムの導入です。一般的に、派遣管理システムには以下のような機能があります。

• スタッフ情報・契約情報の管理
• 勤怠データの集計・管理
• 請求書作成の自動化

一元管理できるため、手入力によるミスの防止や、ダブルチェックにかかる工数の削減が期待できます。

次の章では、派遣管理システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

請求書管理システムを導入するメリット

請求書管理システムの導入は、事務作業の効率化にとどまらず、さまざまなメリットが存在します。

• 勤怠データの入力ミスを防げる
• 承認フローをオンライン化しやすい
• データの保存と検索をスムーズに行える
• バックオフィスの人件費削減につながる

導入のメリットについて、ひとつずつ確認していきましょう。

勤怠データの入力ミスを防げる

派遣管理システム導入のメリットは、派遣スタッフの勤怠データと請求計算を直接つなぎ、入力ミスを減らすことです。 勤怠データの様式は派遣先企業によって異なるパターンが多いので、ヒューマンエラーを招きかねません。システム上で契約内容と連携させれば、時間外労働や休日割増の計算も自動で行われるため、請求額をすぐに算出できるようになります。 事務担当者の負担も減らせるため、システムの導入はメリットが多いといえるでしょう。

承認フローの効率化

派遣管理システムでは、請求書や勤怠データに関する承認フローをシステム上で構築することができます。

これにより、申請から上長の確認、承認、請求書の発行までをオンライン上で一元管理でき、紙やメールでのやり取りが不要になります。

従来の紙ベースの運用では、上長の押印が必要となり、タイミングによっては承認が滞るケースも少なくありません。また、担当者が不在の場合には処理が止まってしまうこともあります。

派遣管理システム上で承認を完結できるようになることで、こうした待ち時間を削減し、スムーズに請求処理が完了します。

データの保存と検索がスムーズ

派遣管理システムを活用することで、データの保存と検索をスムーズに行うことができます。

たとえば、過去の請求書を確認したい場合でも、日付・取引先・派遣スタッフ名・契約期間などの条件を指定するだけで、該当データをすぐに検索できます。紙やフォルダで管理している場合のように、ファイル名を頼りに一つずつ探す必要はありません。

また、請求書や契約書などの電子データを一元的に保存できるため、情報の散在を防ぎ、管理ミスのリスクもおさえられます。

さらに、2024年1月に施行された電子帳簿保存法への対応としても重要です。電子データで受領した請求書などを日付や取引先などで検索できる形で保存・管理できるため、法令に沿った運用が可能になります。

人件費削減につながる

派遣管理システムを導入することで、バックオフィス業務にかかる人件費の削減も期待できるでしょう。

請求書作成・給与計算・勤怠集計などが自動化されることで、手作業や確認業務にかかる工数を削減し、少ない人員でも対応しやすくなります。

とくに派遣業務では、契約条件を一件ずつ確認しながら処理する必要があります。スタッフごとに時給や勤務時間の集計ルール、残業・深夜手当の計算方法が異なるためです。

こうした複雑な計算や照合作業がシステム上で標準化されることで、少ない人員でも安定した運用が実現できます。

請求書管理システムを導入する際に考えるべき2つのポイント

派遣会社の請求業務を効率化するためにシステムを導入する際は、機能の便利さだけでなく、自社の利益構造や現場の運用体制に合っているかを慎重に見極める必要があります。

請求書管理システムを導入する際は、とくに以下の2つのポイントはおさえておきましょう。

1. 初期費用や運用コストを見積もっておく
2. 運用後のサポート体制が充実しているか確認しておく

具体的な派遣管理システムや選び方について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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派遣管理システム「スタッフナビゲーター」は、スタッフ管理・契約書作成・勤怠管理・給与計算・請求計算・年末調整などを標準搭載しており、請求業務の二度打ちや確認工数を減らしやすい構成です。

初期費用や運用コストを見積もっておく

請求管理システムを導入する際は、導入から運用までにかかる総コストを正確に把握する必要があります。

初期費用にくわえ、毎月の利用料であるランニングコストも発生します。また、ランニングコストについては、スタッフ数に応じた従量課金なのか、アカウント数による固定料金制なのかを精査しなければなりません。

請求書管理システムの導入直後は、自社の事務担当者が操作を習得する必要があり、社内工数も多くかかります。

導入によって削減できる事務員の人件費と、システム維持費を天秤にかけ、どの程度の期間で投資を回収できるかを事前にシミュレーションしておきましょう。

運用後のサポート体制が充実しているか確認しておく

派遣法改正は頻繁に行われます。派遣法の改正時に、迅速にシステムがアップデートされるかが重要です。また、トラブルが起きた際にサポート体制が整っているかも確認しておきましょう。

システムが止まると請求業務がストップし、派遣先企業への信頼にも関わります。そうならないためにも、信頼できるシステム会社を選ぶことが大切です。

派遣管理システム「スタッフナビゲーター」のアフターフォローに関しては、以下をご確認ください。

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